Informations collectées par Alektum Group et utilisation de vos données personnelles

Avez-vous reçu une facture avec le détail des versements à Alektum Group?

Alektum Group aide les autres sociétés, c'est-à-dire nos clients, dans la gestion des factures, le traitement des versements, l'envoi de rappels et, le cas échéant, en fournissant un service clients. Dans le cadre de ces services, nous traitons vos données personnelles au nom de notre client. Pour de plus amples informations concernant le mode de traitement des données personnelles,  avec quel objectif et vos droits, nous vous prions de contacter le vendeur, c'est-à-dire l'autre partie au contrat. Les coordonnées du vendeur sont toujours indiquées sur la facture que vous avez reçue.

Avez-vous reçu un courrier de recouvrement de créance ou un autre courrier de mise en demeure?

Lors de l'exécution de services de recouvrement de créances, Alektum Group traite des données personnelles relevant des catégories de personnes ci-dessous.

  • personnes ayant une dette (débiteurs), y compris leurs représentants,
  • personnes devant remplir une obligation, par exemple le remplacement de biens,
  • personnes responsables solidairement envers le créancier, par exemple un associé, un garant, etc.

Nous traitons des données parce que vous avez une dette échue envers nous ou l'un de nos clients. Nous engageons des mesures dites de recouvrement de créance afin d'assurer un paiement effectif ou autre libération, la liquidation d'une créance et/ou  son exécution, de manière à ce que nous puissions établir une facture et un compte à cet égard d'une manière conforme à la loi. Le traitement est exécuté sur la base de l'article 6 b (nécessaire à l'exécution d'un contrat), c (obligation légale), e (intérêt public) et f (intérêts légitimes) du règlement général sur la protection des données. L'intérêt légitime est de veiller au recouvrement de la créance impayée en notre nom ou au nom d'une autre personne.

« Mesures de recouvrement de créances» est un terme collectif que nous utilisons pour toutes les mesures que nous prenons afin d'atteindre l'objectif mentionné ci-avant. Celles-ci peuvent être une mise en demeure de recouvrement de créance ou autre  courrier de mise en demeure, ou l'administration des règlements, des paiements, des contacts avec les  débiteurs ou leurs mandataires, des contacts avec les administrations, des actions visant à établir les réclamations y compris les poursuites judiciaires et leur exécution.

Afin de pouvoir mettre en œuvre nos mesures de recouvrement de créances, nous devons traiter vos coordonnées, y compris votre numéro d'identification national. Il est important pour Alektum Group de s'assurer que les informations que nous utilisons sont correctes et à jour. C'est pourquoi nous vérifions auprès des administrations que vos coordonnées sont bien à jour et pour cela, nous faisons appel à un sous-traitant externe qui sera amené à voir certaines données personnelles dans ce cadre.

Nous vous demandons de fournir les données personnelles dans un but d'exécution d'un contrat ou de conformité aux obligations légales.

Si vous vivez dans plusieurs pays, Alektum Group peut faire appel à une agence de recouvrement dans ce pays. Les données personnelles vous concernant directement et concernant le dossier de recouvrement de créance seront alors partagées avec cette agence de recouvrement.

En outre, nous devons traiter des données concernant la créance impayée, le contrat et autres faits liés à l'achat à l'origine de la créance, ainsi que tous les versements partiels effectués. Afin d'évaluer les mesures de recouvrement de créance à mettre en place, nous devons également disposer d'informations sur votre situation financière, vos conditions de vie et autres dettes, ainsi que d'éventuelles saisies. Pour cela, nous devons collecter des informations financières et sur votre endettement auprès de sous-traitants extérieurs, tels que les administrations publiques ; ces parties pourront alors voir certaines de vos données personnelles. À partir de ces informations, nous décidons quel type de courrier doit être envoyé et si nous devons entamer une action en justice, telle qu'une demande d'injonction de paiement, des poursuites judiciaires ou une demande d'exécution. Dans certains cas, ces mesures sont déterminées par d'autres méthodes, telles que le profilage, qui font partie d'un processus automatique. Ceci signifie que les mesures à prendre sont déterminées automatiquement sur la base de variables prédéfinies, et non pas manuellement par un administrateur qui déciderait au cas par cas.

Outre les données personnelles mentionnées ci-dessus, certaines données isolées relatives à la santé ou au casier judiciaire peuvent être prises en compte, mais uniquement dans le cas où ces informations sont nécessaires pour l'établissement ou la défense d'une réclamation fondée en droit  ou si Alektum Group a obtenu l'autorisation à cet égard. Dans de tels cas, les informations sont traitées conformément  aux articles 9 a (consentement explicite), 9 f (nécessaire pour l'exercice des droits en justice), et 10 (traitement autorisé par la loi) du règlement général sur la protection des données, ainsi qu'aux dispositions de la loi sur les données.

Ces informations sont également utilisées, de manière limitée, pour le développement des activités et des méthodes, la planification de l'exécution, les statistiques, la surveillance et la gestion des risques. Elles sont ensuite utilisées pour des opérations de développement et d'analyse et sur la base de notre intérêt légitime en matière de développement d'opérations et de prévention des pertes de créances (Article 6 f du règlement général sur la protection des données).

Travaillez-vous pour l'un de nos clients, sous-traitants ou partenaires, ou pour une administration publique?

Alektum Group traite les données personnelles des personnes mentionnées ci-dessous

  • Contacts et ou associés ou garants de nos clients,
  • Contacts de prospects (par ex. sociétés souhaitant devenir l'un de nos clients),
  • Contacts d'ans les administrations publiques, y compris contacts pour des questions particulières,
  • Contact de sous-traitants ou autres partenaires

Les informations sont utilisées pour la gestion du contact, la mise en place du contrat ou de la collaboration, ainsi que pour la comptabilité et la facturation Ces informations sont traitées sur la base de l'article 6 b (nécessaires à l'exécution d'un contrat), c (obligation légale) et f (intérêts légitimes) du règlement général sur la protection des données. Le traitement des données personnelles sur la base de l'article 6 f est réalisé pour nos intérêts légitimes en matière de commercialisation de nos services et de développement de notre base de clientèle.

Les données personnelles liées aux contacts correspondant à des administrations publiques sont en outre utilisées pour la mise en place d'actions nécessaires sur le plan juridique liées à des créances, comme la liquidation, l'exécution, la restructuration de la dette et la résolution des conflits. Ces informations sont traitées sur la base des articles 6 c et f du règlement général sur la protection des données. Le traitement des données personnelles sur la base de l'article 6 f est réalisé pour nos intérêts légitimes ou ceux de nos clients, en garantissant effectivement le paiement d'une créance impayée et échue. 

Les données personnelles concernant les associés, garants et contacts détenues par les partenaires et les clients sont également utilisées lorsque nous devons mettre en place des mesures de surveillance dans le cadre du blanchiment d'argent, ainsi que pour évaluer la possibilité de répondre aux engagements financiers et pour les questions de sécurité et de solvabilité économique. Seules les informations nécessaires pour atteindre l'objectif seront traitées, mais elles incluent les données sur les biens, les dettes et les revenus de la personne.

Les informations sensibles ne seront traitées que dans la mesure nécessaire pour que nous puissions mettre en œuvre nos mesures de surveillance liées au blanchiment d'argent (AML). Les informations traitées sur la base de l'article 6 b (réalisation ou préparation d'un contrat) et 6 c (obligation légale) du règlement général sur la protection des données ainsi que, le cas échéant, de la législation sur l'AML.

Ces informations sont également utilisées, de manière limitée, pour le développement des activités et des méthodes, les analyses commerciales, les statistiques et la gestion des risques. Elles sont ensuite utilisées pour des opérations de développement et d'analyse et sur la base de notre intérêt légitime en matière de développement d'opérations et de communication avec nos contacts (Article 6 f du règlement général sur la protection des données).

Pendant combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées?

Alektum Group est chargé supprimer les données personnelles de son propre chef lorsqu'elles ne sont plus nécessaires pour réaliser les objectifs fixés. Le délai de conservation est donc variable et vous trouverez ci-dessous une description de la manière dont Alektum gère les délais de conservation en fonction de l'objectif.

Les données personnelles qui ont été collectées pendant le temps où le dossier de recouvrement était ouvert, sont conservées pendant 36 mois après la fermeture du dossier.

Les données personnelles qui ont été collectées pour la gestion des relations clients et, le cas échéant, afin d'évaluer la capacité de crédit d'un client, d'un associé ou d'un garant, sont conservées pendant 36 mois après la cessation des relations avec le client et la résolution définitive des réclamations réciproques des parties, ou jusqu'à une date antérieure si les données ne sont plus pertinentes pour l'objectif recherché.

Les données personnelles qui ont été collectées afin de réaliser des mesures de surveillance liées au blanchiment d'argent, sont conservées pendant cinq ans, ou pendant le délai prévu par la loi. Ce délai est calculé à compter de la date à laquelle les actions ou transactions ont été effectuées ou, dans le cas où des relations commerciales ont été établies, lorsque cette relation s'est achevée.

Les données qui ont été collectées afin de développer, d'analyser et de commercialiser les opérations d'Alektum sont conservées pendant une période de 36 mois après le dernier contact. Si vous vous désabonnez d'une lettre d'information ou similaire, les données seront immédiatement supprimées.

Nonobstant les délais de conservation mentionnés ci-dessus,Alektum Group peut conserver des données pendant des délais plus longs afin de défendre ou de sauvegarder des réclamations fondées en droit. Les données personnelles nécessaires à la facturation et à la comptabilité sont toujours conservées pendant sept (7) ans après la fin de l'année calendaire correspondant à la fin de l'exercice fiscal.

Informations complémentaires relatives aux destinataires de vos données personnelles

Alektum Group peut partager vos données personnelles avec d'autres destinataires, tels que:

  • Le client et les employés de celui-ci
  • Les sociétés de traitement des données personnelles dans le contexte du contrat de traitement des données (par exemple les entreprises de courrier, l'assistance informatique et les fournisseurs de systèmes, les sociétés signifiant les documents légaux, les conseils juridiques et autres, qui contribuent à notre fourniture de services)
  • Les conseillers professionnels, y compris les comptables, juristes et huissiers
  • Les administrations, car qu'Alektum Group peut être légalement tenu de révéler des informations aux autorités dans le cadre de poursuites judiciaires ou pour identifier des problèmes techniques ou de sécurité
  • Les banques et le paiement de fournisseurs de services

Dans certaines circonstances, vos données personnelles peuvent être transférées vers un pays hors de l'EEE, en nous assurant toutefois préalablement que des mesures appropriées sont en place afin de protéger vos données.

Vous êtes en sécurité avec nous: nous protégeons toujours vos données personnelles.

Alektum Group est tenu de protéger vos données personnelles en toutes circonstances, même lorsque nous faisons appel à un tiers extérieur pour en assurer le traitement. Nous ne révélons jamais les données personnelles que nous possédons afin d'atteindre nos objectifs, sauf si la loi nous y oblige. En outre, nous sommes tenus par une obligation réglementaire de confidentialité dans certains de nos services.

Conformément à la législation en vigueur, nous avons mis en place un système adéquat de protection de vos données personnelles. Ces mesures incluent des mesures techniques et organisationnelles, nécessaires pour protéger vos données personnelles de toute destruction accidentelle ou non autorisée, de perte accidentelle ainsi que de toute modification, tout accès ou autre processus non autorisé concernant vos données personnelles.

Nous veillons à limiter la distribution des données personnelles à l'intérieur d'Alektum Group, de manière à ce que seul le personnel ayant besoin de voir les données personnelles pour effectuer son travail puisse y avoir accès.

En outre, nous veillons à ce que tous nos systèmes informatiques et autres emplacements où nous conservons des données personnelles, soient protégés contre les accès de personnes non autorisées (par exemple par des pare-feux, des antivirus, des mots de passe protégés, des connexions aux systèmes, etc.).

Lorsque nous avons besoin de transférer des données personnelles entre nous-mêmes et un tiers en-dehors de notre environnement, par exemple, l'un de nos clients, nous nous assurons d'employer une méthode de transfert sûre.

Enfin, nous veillons à effectuer des copies de sauvegarde de nos systèmes et enregistrements afin d'éviter les pertes d'informations importantes vous concernant.

Néanmoins, aucun système de sécurité n'est sûr à 100 %. Nous restons à votre disposition pour toute question liée à la confidentialité et à la sécurité de vos données personnelles.

Vous gardez le contrôle de vos données personnelles. Ce sont vos droits.

Lorsqu'Alektum Group traite vos données personnelles, vous disposez d'un certain nombre de droits réglementaires. Ils sont énumérés ci-dessous. Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant au-travers du formulaire de contact, ou via votre Plan &Pay. Bien entendu, vous pouvez également nous contacter par téléphone, au numéro indiqué ci-dessous.

Conformément au RGPD:

  • Vous êtes en droit de nous demander des informations concernant l'utilisation des données personnelles vous concernant, ainsi qu'une copie de celles-ci (appelée « extrait du registre »).
  • Sur votre demande ou de notre propre chef, nous corrigerons ou supprimerons les informations inexactes ou qui ne sont plus nécessaires, ou nous limiterons l'utilisation de ces informations.
  • Vous avez le droit de vous opposer à notre utilisation de vos données personnelles pour la mise en place d'une tâche d'intérêt public ou pour votre intérêt légitime.
  • Vous avez le droit de demander que vos coordonnées ne soient pas utilisées à des fins de marketing direct dans le cas où nous mettrions de telles actions en place.
  • Vous avez également le droit de voir les données personnelles que nous traitons dans le cadre de l'exécution d'un contrat avec vous et/ou, si vous nous avez donné votre accord, dans un format lisible par une machine (si cela est techniquement possible, nous pouvons vous aider à transférer ces données à un tiers) (droit de portabilité des données
  • Si nous utilisons vos données personnelles parce que vous nous avez donné votre accord en ce sens, vous avez le droit de retirer votre accord à tout moment. 

Pour exercer ces droits, vous devez respecter les conditions du RGPD.

Êtes-vous mécontent(e) du traitement de vos données personnelles? Dans ce cas, vous pouvez déposer une plainte.

Si vous êtes mécontent(e) de la manière dont nous traitons vos données personnelles, vous pouvez contacter l'autorité de surveillance de votre pays de résidence. LA FRANCE , il s'agit de l'Autorité personnelles. Voici ses coordonnées : l'Autorité personnelles, 163 Quai Du docteur Dervaux, 92600 Asnières Sur Seine PARIS.

Vous pouvez toujours nous contacter si vous avez des questions sur ce qui précède : tél. 01 –82 88 71 36, e-mail info@alektumgroup.fr, ou via le formulaire de contact.

Attention  Les e-mails comportent toujours des risques en termes de sécurité et de confidentialité Ils s'apparentent à une carte postale. C'est pourquoi vous ne devez pas communiquer par e-mail d'informations sensibles ou que vous ne souhaitez pas être vues par des personnes non autorisées.

Mises à jour

Alektum Group se réserve le droit de mettre occasionnellement ce document à jour. Dans ce cas, vous serez informé(e) par e-mail.